IBOM.DOC - QUẢN LÝ VĂN BẢN

IBOM.DOC - QUẢN LÝ VĂN BẢN

Tổng quan

Phân hệ Văn bản - iBom.DOC được thiết kế để vận hành quy trình tiếp nhận và lưu chuyển văn bản trong toàn công ty/tổng công ty/tập đoàn cũng như quá trình dự thảo và phát hành văn bản.

Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC

Quy trình xử lý văn bản trên iBom.DOC

Quy trình xử lý văn bản đến, quy trình xử lý văn bản dự thảo và phát hành ở mỗi đơn vị có thể khác nhau do nhu cầu quản lý khác nhau. Dưới đây chúng tôi xin mô hình một quy trình thường được các tổ chức/doanh nghiệp sử dụng:

1. Quản lý văn bản đến

Mô hình chức năng quản lý văn bản đến trên iBom
Mô hình chức năng quản lý văn bản đến trên iBom

 

Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo)
Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến (quy trình tham khảo)

2. Quản lý văn bản phát hành (dự thảo văn bản, phát hành văn bản)

Mô hình chức năng dự thảo và quản lý văn bản phát hành trên iBom
Mô hình chức năng dự thảo và quản lý văn bản phát hành trên iBom

Quy trình dự thảo, ban hành và phát hành văn bản (tham khảo)
Quy trình dự thảo, ban hành và phát hành văn bản (tham khảo)

Do quy mô khác nhau và có nhiều đặc thù khác nhau nên mỗi tổ chức/doanh nghiệp có thể sẽ áp dụng một quy trình xử lý văn bản khác nhau (số bước của quy trình khác nhau, vai trò thực hiện ở các bước khác nhau). iBom® đã được thiết kế với khả năng tùy biến quy trình cao, cho phép mỗi tổ chức/doanh nghiệp áp dụng có thể tự định nghĩa lại trên phần mềm mà không phải cần đến nhà cung cấp trợ giúp bằng việc lập trình lại. Hơn nữa, trong quá trình sử dụng, tổ chức/doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi quy trình quản lý trên iBom® để phù hợp với sự thay đổi về chính sách quản lý của đơn vị mình.

Chức năng

Lưu trữ văn bản

  • Tự động ghi sổ văn bản đến công ty, sổ văn bản đến phòng ban, sổ văn bản phát hành công ty, sổ văn bản phát hành phòng ban
  • Cung cấp sổ tổng hợp để sử dụng cho văn thư và cán bộ lãnh đạo kiểm soát văn bản đến công ty/đến phòng ban
  • Lưu văn bản đến/phát hành vào các hồ sơ được quyền lưu trữ

Lưu vết quá trình xử lý văn bản

  • Lưu vết các yêu cầu xử lý, các nhiệm vụ giao xử lý từ văn bản
  • Lưu vết thông tin trao đổi qua lại liên quan đến các yêu cầu xử lý văn bản
  • Lưu vết các tài liệu đính kèm trong quá trình xử lý văn bản hoặc trao đổi

Lợi ích triển khai

  • Văn bản được tiếp nhận và xử lý tức thời nên tiết kiệm rất nhiều về thời gian và mang lại hiệu quả cao trong quản lý;
  • Tiết kiệm rất nhiều chi phí giấy, mực, công đi lại chuyển phát văn bản, công tổng hợp ý kiến đối với văn bản dự thảo;
  • Giúp cho không gian nơi làm việc gọn gàng, sạch đẹp hơn do không phải lưu lại các bản chụp văn bản trên bàn làm việc hoặc tủ hồ sơ;
  • Kiểm soát được quá trình xử lý văn bản;
  • Lưu trữ tập trung toàn bộ văn bản giúp cho việc tìm kiếm văn bản rất thuận tiện;
  • Có một kho tài liệu khổng lồ, có thể tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng, ở mọi lúc, mọi nơi
  • Mọi yêu cầu xử lý văn bản đều được chuyển sang phân hệ Điều hành để theo dõi công việc
  • Văn bản đến liên quan đến dự án/công trình

Video

Giới thiệu Phần mềm Quản lý Văn bản - iBom.DOC