24-03-2020 / Tin giải pháp

Những bất cập trong quản lý văn bản và định hướng giải pháp quản lý hiệu quả

Doanh nghiệp nếu muốn phát triển bền vững cần làm tốt công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp tổng thể bao gồm: quản lý nhân sự, công việc, quản lý văn bản hay các hoạt động sản xuất khác.

Quản lý văn bản là một trong những công việc quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và là khâu mấu chốt trong các khâu số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp nhưng hiện có nhiều cơ quan, đơn vị với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu gây ra nhiều vấn đề bất cập, công tác quản lý và xử lý văn bản gặp nhiều khó khăn:

  • Công tác quản lý văn bản trở nên rời rạc.
  • Số lượng văn bản quá lớn, gây khó khăn trong việc xử lý thông tin.
  • Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công.
  • Lưu trữ thông tin không khoa học, văn bản mới bị trùng lặp, chồng chéo.
  • Mất nhiều thời gian tra cứu, tìm kiếm và xử lý văn bản.
  • Tốn kém một số lượng lớn chi phí cho giấy in, mực in, đầu tư máy in,...
  • Không gian văn phòng bí bách, chật hẹp do phải chứa các tủ hồ sơ.
quy-trinh-quan-ly-van-ban-tren-ibomdoc
Ảnh minh họa quy trình quản lý văn bản trên phần mềm IBOM.DOC

 

 Sử dụng Phần mềm quản lý văn bản IBOM.DOC được xem là phương pháp tối ưu nhất hiện nay mà các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn để thay thế các phương pháp quản lý văn bản truyền thống và hướng đến văn phòng điện tử không giấy tờ, tạo nền tảng trong cuộc cách mạng số 4.0 của doanh nghiệp:

  1. Với văn bản điện tử IBOM.DOC sẽ giải quyết việc lưu trữ truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
  2. Có thể chỉnh sửa, tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
  3. Kiểm soát và tự động lưu vết, theo dõi toàn bộ quá trình xử lý.
  4. Tự động lưu sổ văn bản đến, văn bản phát hành, luân chuyển xử lý văn bản theo quy trình.
  5. Quản lý và số hóa toàn bộ văn bản lưu trữ trên hệ thống theo quy trình và phân quyền quản lý.
  6. Quản lý khoa học kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức, phòng ban, cá nhân.
  7. Có app mobile riêng cho IBOM.DOC
  8. Tìm kiếm văn bản dễ dàng, nhanh chóng qua nhiều tiêu chí.
  9. Giảm không gian lưu trữ.
  10. Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ.
  11. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
  12. Nâng cao hiệu quả công việc

Đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi cách lưu trữ từ phương thức văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử như phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến IBOM.DOC đang cung cấp để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí, đồng thời xử lý công việc trở nên thuận tiện, nhanh chóng vì tất cả các thao tác xử lý đều thực hiện theo quy trình có trên phần mềm.

Hãy cùng khám phá những lợi thế khi ứng dụng phần mềm IBOM.DOC bằng cách ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ ngay hôm nay nhé!